Questions juridiques.
Quelle que soit l'interface de dépôt utilisée, tous vos dépôts sont dans HAL : vous pouvez effectuer vos dépôts via l'interface de HAL. D'autres interfaces sont aussi à votre disposition :
Enfin, un seul dépôt peut être visible dans plusieurs portails en fonction des métadonnées renseignées (discipline, type de document, affiliation des auteurs, etc). Par exemple, une thèse en histoire soutenue à l'Université Lyon 3 déposée via l'interface de HAL sera visible dans HAL-thèses, dans HAL-SHS et dans le portail de l'université.
Cliquez sur l'icône + Déposer
Puis choisissez votre type de document. Une extraction automatique des métadonnées se fait à partir du fichier déposé. Vous pouvez les compléter ou les modifier.
HAL récupère les métadonnées pour compléter le dépôt à partir :
À la fin de la procédure de récupération des champs sont remplis automatiquement : vous pouvez vérifier les informations et les modifier.
À noter :
si vous avez déposé plusieurs fichiers, l'extraction des données doit se faire sur le fichier principal : sélectionnez le fichier sur lequel doit se faire l'extraction en cochant le bouton à côté du nom du fichier,
le service d'extraction ne fonctionne pas sur les fichiers numérisés (scan d'une page),
si aucune métadonnée n'est récupérée à partir du DOI : soit l’identifiant est erroné, soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées auprès de Crossref.
Certaines métadonnées sont obligatoires. Les champs obligatoires sont pourvus d'une astérisque bleue.
Capture d'écran du formulaire de dépôt : exemple de champs obligatoires pour un article dans une revue
Le tableau ci-dessous liste les métadonnées obligatoires pour qu'un dépôt soit complet.
Métadonnées | Note | |
Métadonnées obligatoires | Type de documentTitreDomaineLangue du documentAuteur(s) du documentAu moins 1 affiliation | Le domaine qui s’affiche automatiquement est celui que vous avez sélectionné dans votre profil (Mes préférences de dépôt) |
Métadonnées obligatoires spécifiques au type de document | Article : nom de la revue, date de publication | |
Communication dans un congrès : titre du congrès, Date début congrès, Ville, Pays | ||
Poster de conférence : titre de la conférence, titre du congrès, date de début du congrès, Ville, Pays | ||
Proceedings/Recueil des communications : titre du Recueil, date de publication | ||
N°spécial de revue/special issue : titre du numéro spécial, date de publication | ||
Ouvrage : date de publication | ||
Chapitre d’ouvrage : Titre de l’ouvrage, date de publication | Pour ajouter le ou les auteurs ayant coordonné/dirigé l’ouvrage, affichez la liste complète des métadonnées et utilisez le champ « éditeur scientifique » | |
Article de blog scientifique : Titre de l'article de blog, date de publication, nom du blog ou du carnet | ||
Notice d’encyclopédie ou de dictionnaire : titre de la notice, titre de l'ouvrage, date de publication | ||
Traduction : titre, référence bibliographique du document traduit, date de publication | ||
Brevet : date, n° de brevet, Pays | Notice seulement (il n’est pas possible d’ajouter un fichier) | |
Autre publication scientifique : description, date de publication | ||
Prepublication, document de travail : - | La date de publication sera automatiquement la date de dépôt. Si vous souhaitez ajouter une autre date, affichez la vue complète pour compléter la métadonnée « date de production/écriture » | |
Rapport : Type (rapport de recherche, etc.), institution | Les mémoires et rapports de stage ne sont pas acceptés dans HAL | |
Thèse : titre en anglais, date de soutenance, résumé (en français et en anglais), mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, directeur de thèse | ||
HDR : titre en anglais, date de soutenance, mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, Président du jury | Fichier obligatoire | |
Cours : date du cours, Pays, Niveau du cours | ||
Image : date de prise de vue, mots-clé, licence, type, pays | ||
Carte : date de création, licence, pays | ||
Vidéo, Son : date d’enregistrement, licence | ||
Logiciel : licence |
Cliquer sur les champs puis complétez les informations demandées.
Pour chaque type de document, il est possible de consulter la liste complète des métadonnées et celles qui sont obligatoires.
Pour qu'un dépôt soit valide il faut qu'au moins un auteur soit affilié. Vous pouvez saisir l'acronyme ou une partie de l'acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l'affiliation souhaitée.
Capture d'écran du formulaire de dépôt : affilier un auteur
Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.
Code couleur utilisé dans les référentiels auteurs de HAL :
Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur, l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
Jaune : fermée pour une structure. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. Pour une structure, l'entrée a été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.
Rouge : non vérifiée.
Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.
Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :
En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :
À noter : HAL propose la pérennité des URLs des documents en garantissant que les URLs du type: hal.science/identifiant et hal.science/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.science/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.
Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section "Compléter les métadonnées du document " pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.
Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d'une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu'il est en ligne).
Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.
Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont vérifiés manuellement avant leur mise en ligne par des équipes de modérateurs. Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôts à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours.